Alles, was regelmäßig wiederkommt und sich in Worten beschreiben lässt. Ein paar Beispiele:
Jeden Morgen
Du bekommst
Jeden Morgen weißt du, welche Begriffe Budget kosten, ohne zu passen – und welche dir noch fehlen.
Prüf täglich die Suchbegriffe von gestern aus allen aktiven Google-Ads-Kampagnen, schlag unpassende zum Ausschließen vor und recherchier neue Keywords mit Suchvolumen. Beide Listen als CSV.
Bei jeder Anfrage-Mail
Du bekommst
Jede Anfrage steht sofort im CRM, und du erfährst in Slack, wer was möchte.
Wenn eine Anfrage vom Kontaktformular in meinem Postfach landet, leg den Kontakt in HubSpot an und schick mir eine Slack-Nachricht mit Name und Anliegen.
Bei jeder Mail mit Rechnung
Du bekommst
Jede Rechnung liegt im richtigen Monatsordner, Betrag und Absender stehen in deiner Liste.
Wenn in Gmail eine Mail mit PDF-Rechnung ankommt, speicher das PDF in Google Drive im Ordner des Monats und trag Betrag, Absender und Datum in ein Google Sheet ein.
Jeden Montag, 8 Uhr
Du bekommst
Montags früh die Zahlen der Woche in deinem Postfach – ohne den Shop zu öffnen.
Hol jeden Montag um 8 Uhr die Bestellungen der letzten Woche aus Shopify und schick mir per Mail Gesamtumsatz, Anzahl und die Top-3-Produkte.
Nach 7 Tagen ohne Antwort
Du bekommst
Fertige Nachfass-Mails zum richtigen Zeitpunkt – gesendet wird erst, wenn du sie freigibst.
Wenn ein Deal in Pipedrive seit 7 Tagen in der Phase Angebot steht, schreib einen Entwurf für eine freundliche Nachfass-Mail und lass ihn mich vor dem Senden freigeben.
Bei jeder Mail an support@
Du bekommst
Jede Anfrage als sortiertes Ticket, und der Kunde weiß sofort, dass sie angekommen ist.
Wenn eine Mail an support@ reinkommt, ordne sie Rechnung, Technik oder Sonstiges zu, leg ein Ticket in Linear mit dem passenden Label an und antworte dem Kunden mit einer Eingangsbestätigung.
30 Minuten vor dem Termin
Du bekommst
Vor jedem Gespräch weißt du, worüber zuletzt gesprochen wurde.
30 Minuten vor jedem Kalendertermin mit externen Teilnehmern such im CRM nach der Firma und schick mir eine kurze Zusammenfassung der letzten Kontakte.
Jeden Morgen
Du bekommst
Der Einkauf erfährt rechtzeitig, was nachbestellt werden muss – auch aus eurem eigenen System.
Prüf jeden Morgen über unsere Lager-Schnittstelle den Bestand. Wenn ein Artikel unter 10 Stück fällt, schick eine Mail an den Einkauf.
Bei jedem neuen Eintrag
Du bekommst
Am ersten Tag ist alles eingerichtet; bricht ein Schritt ab, siehst du genau, welcher.
Wenn in Personio ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, erstelle ein Google-Konto, lade ihn in Slack ein und leg eine Onboarding-Checkliste in Notion an.